Reducir retrasos en los proyectos

Uno de los elementos clave a la hora de planificar los proyectos empresariales es el timing: qué fecha límite tenemos para entregar tal tarea. No obstante, la variedad y el aumento progresivo de los proyectos en ciertas épocas perjudica esa fecha límite. Por tanto, como Projects Managers, debemos tener en mente los procesos para reducir los retrasos de los proyectos.

Lo deseable es poder anticiparnos y, para ello, es conveniente hacer revisiones periódicas con el equipo, reuniones rápidas, idealmente a diario. Mediante estas reuniones, es más sencillo poder detectar posibles desviaciones y actuar sobre ellas de forma rápida.

Claves para evitar retrasos de los proyectos

En primer lugar, se ha analizar qué tipo de problema se ha presentado.

• Bloqueo puntual. Es posible que el retraso solo afecte a una fase o tarea del proyecto.
• Menor rendimiento del previsto en el plan del proyecto. Es posible que alguno de los recursos asignados deje de estar disponible, que las tareas iniciales resulten más complejas de lo previsto…
• Parada de alguna tarea o fase del proyecto.

Una vez se tiene clara la causa y el motivo que la ha provocado, se deben definir unas acciones correctoras y aplicar planes de acción. Es muy importante revisar el posible impacto en el resto de las fases o tareas del proyecto.

En muchas ocasiones, estos planes de acción vendrán dados por innovaciones del equipo, proponiendo soluciones imaginativas para que el timing del proyecto se vea afectado lo menos posible.

A lo largo del proyecto estas situaciones se pueden dar en más de una ocasión. La posibilidad de realizar las reuniones en períodos cortos hará que la reacción sea más rápida y el plan de proyecto se pueda adaptar de forma ágil. Esto resultará en una mayor eficiencia del equipo y, en muchas ocasiones, el propio proyecto se verá beneficiado al ser redirigido con soluciones innovadoras con un impacto mínimo en los timings.

Análisis de lo ocurrido

Una vez terminado el proyecto, es muy importante aprender de lo ocurrido e ir alimentando los procesos y mejorándolos. Se debe hacer un exhaustivo análisis de lo ocurrido.

• Recopilar los incidentes que han provocado el retraso.
• Realizar un análisis de las causas del mismo.
• Analizar si se ha actuado de la forma adecuada o se podría haber realizado alguna acción distinta que hubiese mejorado la situación y disminuido el retraso.
• Recopilar los planes de acción que han evitado o minimizado los retrasos.
• Estandarizar y aplicar a los procesos internos aquellas acciones que lo mejoren.
• Hacer un control de las herramientas que se utilizan.

Un Project Manager debe pensar en la innovación de los procesos para mejorar la eficacia en la consecución de los proyectos.