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Herramientas del Project Manager

El Project Manager es una de las figuras más demandadas actualmente para mejorar la actividad de la empresa y la organización propia interna. Ya en anteriores posts hemos hablado de este perfil y cómo de importante es sobre todo en este período de confinamiento. Hoy vamos a explicar las herramientas imprescindibles de un Project Manager, que deben estar interiorizadas en este perfil para conseguir los objetivos esperados.

Herramientas del Project Manager

Software de Gestión de Proyectos

En el mercado existen muchos tipos de software, tanto libres como con licencia. El Project Manager debe elegir unas herramientas de software, que le permitan, entre otros, cumplir estos criterios:

  • Planificación del proyecto.
  • Asignación de tareas al equipo.
  • Colaboración entre los participantes en el proyecto.
  •  Seguimiento y aviso de desviaciones

Este tipo de software asimismo debe permitir una gestión sencilla, haciendo más fácil recopilar, compartir y usar toda la información relativa al proyecto.

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Herramientas para informar y compartir

Una clave del éxito en la ejecución de los proyectos está en poder compartir la información entre todos los usuarios. Para ello, es necesario disponer de herramientas que permitan:

  • Acceso a todos los integrantes del grupo a la documentación del proyecto.
  • Posibilidad de compartir nueva información o actualizaciones de cada tarea.
  • Aplicación de comunicación online.
  • Integración con el software de gestión de proyectos.

Idealmente es importante mantener reuniones periódicas cara a cara siempre y cuando la situación lo permita, algo complicado en estos momentos de confinamiento que vivimos. Por ello, el disponer de una buena herramienta de comunicación es crucial para un Project Manager, siempre manteniendo unas reglas claras y precisas de su uso.

En ICM, por ejemplo, utilizamos la herramienta de Microsoft Teams y Teamleaders para planificar las reuniones, mantener la comunicación activa, asignar tareas y llevar un orden de los proyectos actuales y futuros .

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Análisis de Proyectos

El análisis de la ejecución de los proyectos es fundamental y es una tarea que se debe realizar tanto a lo largo del proyecto como una vez haya finalizado.

Así, las herramientas utilizadas por el Project Manager deben facilitar la extracción de la información de todos los aspectos del proyecto con el fin de poder analizarla posteriormente.

También debe facilitar la revisión de las ineficiencias, irregularidades y cualquier hecho que ponga en peligro el proyecto. De esa forma, se pueden ir rectificando y modificando para llegar a buen fin.

Por último, es conveniente realizar un análisis final para extraer conclusiones que mejoren los procesos de administración y gestión de proyectos.

Estas son las tres herramientas clave que utilizamos en ICM. Esperamos que os haya podido ayudar.

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