La correcta gestión del tiempo

Un problema bastante común en las organizaciones es la gestión del tiempo. Se trata de un tema recurrente y de difícil solución, pero eso no significa que no sea mejorable.

El primer paso para poder abordar el problema es tener la implicación de todos los trabajadores, incluidos puestos directivos, ya que en muchas ocasiones nos encontramos con:

• Falta de consciencia
• Falta de objetivos
• Interrupciones excesivas
• Incapacidad de distinguir entre urgente/ importante

Para que el trabajador tome consciencia de lo que se espera de su trabajo, es importante que la empresa explique bien sus objetivos tanto a nivel global como particular. Esto evitará que se realicen tareas innecesarias y sean más productivos en la consecución de los mismos.

Evitar interrupciones excesivas, ya sea para realizar reuniones no operativas o debidas a la mala organización, es otra tarea que deben asumir los managers dando directrices para evitar estas situaciones.

Cosas tan simples como la distribución de puestos y las barreras que se imponen en las oficinas, influyen en la forma de comunicarse. En las oficinas de ICM no existen despachos ni paredes. Esto ayuda a tener un ambiente abierto y colaborativo en el que, de forma natural, se realizan ‘reuniones informales’ cuando surge el problema/duda. Esta forma de actuar ayuda a una gestión más rápida y operativa ya que no es necesaria la formalidad de revisar agendas, preparar los temas a tratar….

Urgente vs Importante

Pero con esto no es suficiente, necesitamos organizar los temas que nos encontramos en el día a día. De este modo, seguiremos una correcta metodología de la gestión del tiempo. Para ello es primordial tener claro la diferencia entre urgente e importante:

• Importante es aquello que lleva implícito interés, alcance o conveniencia en realizarlo.
• La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.

Para que las tareas importantes no se conviertan en urgentes se han de cumplir fechas y realizar revisiones. Si los tiempos establecidos se incumplen de forma reiterada, podemos llegar a situaciones ingestionables donde todas las tareas importantes se convierten en urgentes.

La metodología ICM para la gestión del tiempo

Evitar estas situaciones no es sencillo. Para ayudar a gestionarlas, tenemos distintas opciones, entre las que actualmente destacan las metodologías ágiles. Este tipo de metodologías dividen los proyectos en hitos menores y se realizan seguimientos continuos establecidos previamente para replanificar en caso necesario.

En ICM usamos una herramienta de gestión que permite realizar estas divisiones. Un proyecto se compone de varios hitos y, a su vez, estos hitos están divididos en tareas que son asignadas a un responsable con una fecha concreta de finalización.

El explotar las bondades de la herramienta integrando los procesos internos es uno de los objetivos que nos hemos marcado. Por este motivo, seguimos investigando en otras metodologías para su posible implantación:

• Para proyectos sencillos, una posibilidad es el uso de Kanban, palabra japonesa que significa ‘tarjetas visuales’. Para la aplicación de Kanban se ha de crear un tablero de tareas accesible y visible por todos los miembros implicados en el proyecto. En este tablero se establecerán los estados por los que pasan las tareas. Cada tarea se anotará en una tarjeta e irá pasando por cada estado.
• Para proyectos más complejos, Scrum puede ser una buena opción. El proyecto global se divide en entregas parciales y regulares y la forma de trabajo es colaborativo. Se usa en entornos complejos, donde es necesario obtener resultados pronto, con requisitos cambiantes o poco definidos.

En ICM somos conscientes que la gestión del tiempo es una tarea que se ha de trabajar cada día para adaptar a cada momento. Por este motivo, seguimos investigando dentro y fuera de nuestra casa para mejorar cada día.