Herramientas de productividad Microsoft 365

Microsoft 365 ofrece 28 herramientas distintas en las categorías de organización, gestión, ofimática, productividad y comunicación. En este artículo trataremos con aquellas que se enfocan en la productividad en sí, aunque obviamente algunas también encuentran uso en la gestión y/o en la organización. ¿Cómo te ayuda Microsoft 365 a mejorar tu productividad? Mediante el uso de una interfaz homogénea y predecible junto a la integración de todas sus herramientas, y mediante la medición del uso de Microsoft 365 y la recomendación de acciones de mejora.

Las herramientas de productividad de Microsoft 365 son las siguientes:

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive es la solución de almacenamiento en la nube de Microsoft. Ofrece 5GB de espacio en línea a los usuarios gratuitos y 1 TB de almacenamiento para aquellos usuarios con licencia de Microsoft 365 (Office 365), mínima Business Standard y se podría ampliar a hasta 5TB con licencias superiores y específicas para empresas grandes como los Planes E3 y E5; suscripciones de cinco o más usuarios. Microsoft proporcionará un espacio de almacenamiento inicial de OneDrive de 5 TB por usuario. Los clientes que quieran almacenamiento de OneDrive adicional pueden solicitarlo si es necesario poniéndose en contacto con el soporte técnico de Microsoft desde el mismo portal de Administración de Usuarios y Suscripciones. Las suscripciones de menos de cinco usuarios reciben un espacio de almacenamiento de OneDrive de 1 TB por usuario.

Microsoft OneDrive te ofrece una aplicación que, una vez que la instales, permite que veas y utilices tu almacenamiento online como si de un disco local se tratara. Reproduce la estructura de tu disco virtual en tu ordenador y se encarga de replicar los cambios a la nube. Y para que el disco local no se sature, gestiona el espacio, eliminando de tu disco los ficheros no utilizados durante tiempo y descargándolos cuando son precisos. Microsoft OneDrive para empresas es una versión adaptada a las necesidades de la empresa: mayor seguridad frente al acceso indebido, colaboración con otros miembros de la organización y protección ante pérdidas por error o por intromisiones; el cifrado de datos y protocolos como el DLP (Protección ante pérdidas de datos) permiten que los usuarios empresariales sientan más segura su información y se concentren en mejorar su entorno de trabajo para beneficiar a sus clientes.

Microsoft PowerApps

PowerApps permite desarrollar aplicaciones de bajo nivel conectadas con bancos de datos de distintas fuentes, usualmente de otras herramientas de Microsoft (Dataverse, SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server, etc…). Esta herramienta puede ayudar a que cualquier usuario pueda hacer las de desarrollador debido a la facilidad del uso mediante las plantillas que aporta la aplicación y a la ergonomía del uso de arrastrar y soltar de sus opciones, por lo que realmente a destacar de esta aplicación es su sencillez de cara al usuario y la incorporación de la inteligencia artificial con sencillez. Esta aplicación cuenta con sus propias licencias, dependiendo del uso que se quiera utilizar o si se quiere asignar que solo ciertos usuarios puedan hacer uso de ésta.

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, es la herramienta de Microsoft dirigida a la automatización de procesos empresariales. Es otra forma de que usuarios finales implementen algoritmos y hagan uso de herramientas sencillas sin que el departamento de IT deba intervenir necesariamente. Power Automate dispone de un entorno gráfico mediante el que el usuario define los flujos y los disparadores utilizando técnicas de arrastrar y soltar.

Los flujos pueden ser:

• Automatizados: Aquellos que se producen cuando se produce un determinado evento. Ejemplos de ello son la publicación de tuits cuando se publica un artículo nuevo o el envío de un email cuando se alcanza un determinado umbral de Dynamics 365.
• Instantáneos: Flujos que responden a una acción manual. Se desencadenan por la acción expresa de un humano.
• Programados: Aquellos que se producen en una fecha determinada una sola vez o de forma periódica.
• Proceso empresarial: Aquellos flujos que guían a los usuarios en su lugar de trabajo para obtener los resultados deseados.

Una librería de plantillas le servirá como punto de partida si no desea empezar con el lienzo en blanco. Dispone de conectores de datos desde más de 380 orígenes de distintos fabricantes, siendo algunos de ellos Facebook y Gmail. Microsoft Power Automate, junto a Microsoft Power Apps y Microsoft Power BI conforman Microsoft Power Platform. Por ello, Power Automate también cuenta con sus propias licencias en función del uso que se haría por usuario.

Microsoft Forms

Es la aplicación de Microsoft pensada para crear formularios y cuestionarios. Estos formularios son incrustados en páginas web para ser respondidos por los usuarios desde el navegador o desde sus dispositivos móviles. Una vez obtenidos las respuestas, estas pueden ser analizadas utilizando herramientas como Microsoft Excel o Microsoft PowerBI. Los formularios pueden ser creados en grupos, fomentando la colaboración y el trabajo en equipo. Microsoft Forms, entonces, permite que los formularios de grupo sean accesibles para su edición y análisis de resultados por parte de los miembros del grupo propietario del formulario.

Las respuestas proceden desde un conjunto de personas de nuestra organización, o puedes permitir que se contesten por terceros externos, compartiendo el link, incrustándolo en un website o dirigiéndolos desde un QR, por ejemplo. Por suerte, Microsoft Forms está incluido en todas las licencias de Office 365 Education y en las licencias Business Essentials, Business Premium, E1, E3 y E5.

Microsoft Delve

Para aquellos momentos cuando no sabemos qué o quién podría haber generado y/o creado un documento, o cuando hace meses que se trabajó en él por última vez, o incluso si fue un compañero quien realizo alguna edición en éste, tenemos Microsoft Delve; una aplicación de Microsoft 365 que nos ofrece un listado de los últimos documentos con los que se ha trabajo e interactuado y nos ayuda a realizar dichas búsquedas.

Delve muestra videos, PDF, PowerPoint, Excel o documentos de Word de los usuarios y da prioridad al contenido que ha sido modificado o visto en los últimos tres meses y lo muestra de acuerdo a esto en Delve Views para cada usuario en particular. La funcionalidad central para Delve está basada en los contenidos que están almacenados en SharePoint Online y en OneDrive for Business. Para Exchange Online, Delve busca a la gente correcta (la gente que más se comunica a través de Exchange Online), el contenido de email más buscado y crea información para ese usuario y la hace visible en Delve View para cada uno de los usuarios. A nivel de licenciamiento, Microsoft Delve debería estar disponible para aquellos usuarios que puedan hacer uso de Sharepoint y de OneDrive, al ser los productos principales a los cuales apunta.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote te permite llevar encima un completo bloc de notas digital, en el que podrás crear diferentes blocs, secciones y páginas, marcar ciertos temas con una etiqueta e insertar y compartir información de todo tipo, incluso dibujar en las mismas notas. Y, de nuevo, Microsoft apuesta por el trabajo en equipo y deja compartir y colaborar con las notas que se creen, compartir ideas con éstas y crear en colaboración también. En el caso del ámbito educativo, los profesores pueden usar OneNote para organizar planes de lecciones en blocs de notas digitales que permiten realizar búsquedas y los docentes pueden crear una biblioteca de contenido compartible. Esta herramienta viene incluida con las licencias Microsoft 365 que tengan incluidas las herramientas básicas de office 365. En el caso de las empresariales, sería mínimo la Business Basic.

Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard es una herramienta de colaboración entre equipos que complementa a la perfección a Microsoft Teams. Whiteboard es un lienzo en el que cada miembro del equipo aporta información relevante, pudiendo ser vista y modificada por el resto del equipo en tiempo real. Ayuda, entonces, a los equipos a llevar a cabo reuniones efectivas, visualizar ideas y trabajar de manera creativa con notas, formas, plantillas y mucho más.

La aplicación se lanza desde la propia aplicación de Teams. Dispone de múltiples plantillas para la documentación de reuniones de seguimiento de proyectos, lanzamiento de entregables, etc… Whiteboard tiene una versión online, de funcionalidad limitada, y dos versiones descargables, para plataformas PC y IOS, donde alcanza su máxima funcionalidad. De cara a la enseñanza, facilita el aprendizaje a distancia, imparte lecciones colaborativas y maximiza los resultados del aprendizaje con entrada de lápiz, notas, adhesivos y mucho más. Whiteboard debería venir incluida en licencias Azure for Enterprise y Education.

Y hasta aquí las Herramientas de productividad Microsoft 365